|
SpeditOrg rendszer -- a szállítmányozási cégek
ügyviteli rendszere
A SpeditOrg rendszer egy
speciális igényeket kielégítő, felhasználói szoftver.
Szállítmányozással foglalkozó szervezet(ek) részére készült
ügyviteli programcsomag. Tehát nem egyetlen programról van szó,
hanem az adott célok megvalósítását biztosító programok
együtteséről. De a rendszer nem csak ezen programokat, hanem az
azokat összekapcsoló, működésüket vezérlő, kezelésüket egységesítő
keretet, keretrendszert is jelenti. Jelent továbbá egy, a
számítástechnikai megoldástól független ügyviteli rendszert is.
Ebben az ismertetőben a rendszert elsősorban számítástechnikai,
informatikai szempontból ismertetjük. Az ügyviteli rendszerre
vonatkozóan célunk a meglévő rendszer lehetoség szerinti
legteljesebb mértékű megtartása, de tapasztalatunk az, hogy kisebb
nagyobb mértékű módosítás minden korábbi partnerünk esetében
szükségessé vált (vagy vált volna).
A rendszer céljai
Abból a tényből
fakadóan, hogy a SpeditOrg rendszer speciális profilú
(szállítmányozó) szervezet (kft.) részére készült, határozhatók meg
céljai is. Eszerint a kövező célok fogalmazódtak meg:
-
A szakmai tevékenységek
technikai támogatása
-
A munkaszervezés,
munkavégzés korszerűsítése
-
Az információs rendszer
egységesítése
-
Egyéb ügyvitel illesztett
támogatása
A pontokba szedett célok
jelentése:
- Szakmai tevékenység itt
elsősorban a szállítmányozói és a vámügyintézői bonyolítói munkát
jelenti. A technikai támogatás alatt a munka során "gyártandó"
dokumentumok (formanyomtatványok, űrlapok, bizonylatok, levelek stb.)
gépesítését értjük.
- A
korszerűsítést a papírmunka lehetőségekhez mérten legnagyobb mértékű
csökkentésében, a manuális kartotékrendszerek, nyilvántartások gépre
vitelében látjuk. Fontosnak tartjuk leszögezni, hogy nem célja a
rendszernek a felsorolt területek ellátásához szükséges szakmai
ismeretek pótlása, vagy helyettesítése! A cél csupán a szakértő
ügyintézok számára egy korszerű eszköz biztosítása, mellyel saját
munkájukat könnyebben, hatékonyabban végezhetik.
- Az egységesítést két szempontból tekinti a
rendszer céljának. Egyfelől a személyek szintjén, másfelol a
szervezet szintjén. Ez azt jelenti, hogy olyan nyilvántartások
kialakítása a cél, melyben minden információt csak egyszer, egy
helyen kell tárolni, viszont a több, különböző szempont szerint
összetartozó információk minden szempont szerint "együtt
láthatók".
- Bár a rendszer
elsősorban "szállítmányozási" rendszer, jogos igény, hogy a
vállalkozás teljes ügyvitelét a lehető legteljesebben támogassa. Ne
csak a szállítmányozási illetve vámügyintézői szempontból legyen
egységes, hanem a kapcsolódó, elsősorban pénzügyi, számviteli,
irányítási területen jelentkező igényeket is vegye
figyelembe.
A feladata(i) a
rögzített célok lehető legteljesebb megvalósítása. Ez természetesen
konkrét feladatok megoldását jelenti. A megvalósított funkciók
csoportosíthatók a célok szerint is, de a leírás szerkezete miatt
itt mégis "területenként" rögzítjük azokat. A feladatok egy része
közvetlenül a célokból következik, más része származtatott,
járulékos feladat, részben az átalakított ügyviteli rendszerhez,
részben annak számítástechnikai megoldásához kapcsolódik.
Szállítmányozói feladatok
-
Szállítmányozói megbízások
(diszpozíciók) fogadása, tárolása
- >
Vasúti export - import
szállítások bonyolításának támogatása
-
Kamionos egyedi export -
import szállítások bonyolításának támogatása
- >
Kamionos gyűjtő export -
import szállítások bonyolításának támogatása
- Konténeres export - import
szállítások
- Vagonbérleti (járműbérleti)
megállapodások illetve charter járatok kezelése
- Szállítmánybiztosítás bonyolításának
támogatása
- Szállítmányozási feladatokhoz szükséges iratok automatikus generálása
Számviteli feladatok
- Bejövő számlák rögzítése(egyszerű és összevont)
- Kimenő számlák készítése(több típus)
- Számlák nyilvántartása
- Forint és devizaszámlák kezelése
- Banki bizonylatok kiállítása
- Banki értesítők rögzítése
- Pénztárkezelés támogatása
- Főkönyvi feladás elkészítése
- Főkönyvi rendszer illesztése
Gazdálkodási feladatok
- Eszköznyilvántartás
- Anyag- és áruraktár funkciók kezelése
- Bér- és munkaügyi funkciók támogatása (külső programillesztéssel)
Vezetői feladatok
- Vezetői információs rendszer
- Likviditás ellenőrzés
- Utókalkuláció
- Partnernyilvántartás
- Ügyintéző nyilvántartás, terhelés kimutatás
Titkári feladatok
- Ügyfél nyilvántartás
- Levelező rendszer
- Irattári rendszer
Egyéb feladatok, szolgáltatások
- Munka és folyamatszervezés, határidő figyelés
- Rendszer karbantartás, felügyelet, statisztika
- Partnerek, ügyfelek információs rendszere
A rendszer felépítése
A teljes
rendszer két részből, az adatbázisból és a különböző programokból
áll. Mindkettő összefüggésben van a rendszer
környezetével.
A rendszer környezete
A feladat
jellegéből fakadóan a rendszer szorosan kötodik a számítógépes
hálózathoz. A hálózat feladata az egyes munkahelyek
összeköttetésének biztosítása, illetve a munkahelyek
összekapcsolását a központi számítógéppel. Bizonyos biztonsági
feladtok - használati, hozzáférési jogok, adatvédelem - ellátása
ugyancsak a hálózat segítségével valósul meg.
A rendszer működési elve
A
rendszer relációs
adatbázis elven alapuló információ tárolást, és folyamatszemléletű,
ínteraktív információ kezelést, feldolgozást valósít
meg. Az adatbázis jelenleg FoxPro2.6 (Visual FoxPro vagy MS-SQL
lehet).
Poziciószám
rendszer
A poziciószám felépítése
A
rendszer működése, működtetése szempontjából az egyik legfontosabb kérdés
a pozíciószám rendszer ismerete. A rendszer minden szintjén,
valamennyi elemet ennek segítségével azonosíthatunk. Eszerint
egységes rendszerben kezelhetők a szerződések, megbízások,
feladatok, köntösök. Tehát nem kizárólag a számítógépes feldolgozás,
hanem a rendszerezett nyilvántartás miatt szükséges ilyen rendszer
felállítása. A teljes pozíciószám 13 jegyű. A jegyek jelentése ezen
belül eltérő.
A rendszer "szintjei"
A
szállítmányozási rendszerben jelenleg 3 szintű nyilvántartást
jelent.
-
SZERZŐDÉS szint. A cég
szerződéseinek, keretmegállapodásainak nyilvántartására a pozíció
szám első 3-5 jegye szolgál.
-
MEGBÍZÁS szint. Az egyes
szerződésekhez kapcsolódó megbízásokat 8-10 jegyű pozíciószámmal
azonosítjuk. Ennek első jegyei megegyeznek a vonatkozó szerződés
számával.
-
ÜGYLET szint. A feladatok
további részletezésével, ügylettípusokra bontásával áll elő ez a
szint. Egy-egy ügylet 13 jegyű kóddal azonosítható. Első jegyei a
vonatkozó megbízás számával egyeznek meg.
Speciális kapcsolattal
kezeljük ugyanebben az azonosító rendszerben a refakcia
megállapodásokat, illetve a gyűjtő (vagy ilyen jellegű) járatok
kezelését.
A pozíció számban
szintenként kódolt információ és sorszám jellegű adat is elofordul.
Egyes kódok jelentését kódtár írja le, amelynek a rendszer
indításakor feltöltött értékkészlete van, de amely az igények
változásával módosítható is.
A
pozíciószám rendszer a fenti hierarchikus adattárolási renden felül
biztosítja az elérési jogosultság alapján a kívánt biztonságot is.
Eszerint minden pozíció típus tetszoleges elérési joghoz lehet
kötve. Ezáltal biztosítható, hogy adott típusú új adatrekordokat
csak a kijelölt felhasználók készíthetnek.
A már létező adatrekordok elérésére általános
szabály, hogy minden felhasználó csak a "saját" adatrekordjait
módosíthatja. Kivétel ezalól az idegen pozíció használatára
jogosított felhasználó, és az az eset amikor a pozícióra csak
hivatkozás történik egy alacsonyabb szintű rekord
létrehozásakor.
A pozíciószám használata
A
pozíciószámnak a rendszer és az adattárak felépítéséből fakadóan
nagy jelentősége van a felhasználó szempontjából. Az információk
elérése, módosítása, munkafolyamatok indítása, listák, kimutatások,
bizonylatok készítés során elengedhetetlen a pozíciószám ismerete. A
pozíciószám teszi elérhetővé a különböző adattárakban szereplő
adatokat.
A folyamatszervezési
rendszer
Az
rendszer egyik szolgáltatása a folyamatszervezési rendszer
(work-flow). Ennek lényege, hogy az úgynevezett "Felhasználó
definiált menük" alapját képező funkció (máshol művelet) sor is a
pozícióhoz, illetve a felhasználóhoz rendelhető, és az adott
munkához paraméterezhető. Ez lehetőséget ad a személyes munkák olyan
nyilvántartására, amely az adott munkát, mint folyamatot őrzi, a
készültségi állapotra és részhatáridőkre vonatkozó információkkal
együtt.
|
